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El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) es una entidad gestora dedicada a la gestión y administración de las prestaciones económicas del sistema. Administran una nómina que alcanza cerca de ocho millones de personas y un presupuesto superior a 85.000 millones de euros. Cada año gestiona 1.600.000 expedientes y su plantilla la componen más de 14.000 personas, distribuidas en 52 direcciones provinciales y 437 Centros de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) y los servicios centrales.

Los procesos de negocio en el INSS comienzan cuando un ciudadano llega a las oficinas. En una solicitud capturan los datos e inician un expediente. Realizan la apertura con las aplicaciones corporativas y van añadiendo documentación, ya que durante el trámite del expediente se genera y añade documentación al mismo, procedente de las secciones de trámite o de los ciudadanos. El expediente reside en las secciones de trámite mientras se trabaja con él, teniéndolo en propiedad y no permitiendo su uso compartido.

Qué problemática tenía el INSS

Desde las aplicaciones corporativas, que están en el sistema host centralizado, que es donde reside el corazón de nuestra actividad, se generan las resoluciones, y finalizado ese expediente lo guardábamos en un archivo físico, en direcciones provinciales, etc. con la consiguiente problemática de metro cuadrado de oficinas en el centro de las ciudades. Pero además, pueden existir reclamaciones, con lo que hay que recurrir al expediente físico, y una vez que se resuelve, nuevamente debería volver al sistema de archivo.

Proyecto SARTIDO, Sistema de Archivo, Recuperación y Tratamiento de Imágenes y Documentos Ofimáticos

Partiendo de esta situación, comienzan con el Proyecto SARTIDO, Sistema de Archivo, Recuperación y Tratamiento de Imágenes y Documentos Ofimáticos. Este sistema de gestión documental comenzó en 1998 y los tiempos de trámite se redujeron de manera drástica. Funcionó a partir del Plan de Modernización de la Administración Pública, implantado en la década de los noventa, y posteriormente incluimos en la gestión documental el registro de entrada y salida según normativa Sicres, estandarizada por el Ministerio de Administraciones Públicas, igual que el sistema de gestión documental, que respondía al sistema de verificación Atrio, también de las Administraciones Públicas.

Hay 53 sistemas, uno por Dirección Provincial, más Servicios Centrales en los que se han almacenado más de 35 terabytes, de información que hemos ido migrando a diferentes sistemas. El sistema de gestión documental es InvesDoc, tienen 500 millones de documentos digitalizados desde el año 1988, del orden de 2.100 puestos de captura de imágenes en direcciones provinciales y CAISS, cerca de 12.000 usuarios de gestión documental de los cuales unos 8.000 son de consulta y 1.200 puestos de captura también en puestos de entrada y salida, repartidos en direcciones provinciales y CAISS.

Este proyecto ha supuesto normalizar y homogeneizar toda la información y con ello hacer accesible el conocimiento corporativo a toda la organización. Otros puntos de mejora pasan por la organización de la documentación en carpetas, las cuales están llegando a identificar casi el documento o solicitud que contiene; o la tecnología web, que les permite acceder a través de navegador a todo su sistema de gestión documental desde cualquier puesto de la organización, con las medidas de seguridad en cuanto a identificación y acceso a determinados contenidos. Al tener la documentación organizada en carpetas, según qué perfil de actuación tendrá o no acceso a imágenes.

Les ha permitido también crear oficinas virtuales conectadas con las aplicaciones corporativas en los registros de entrada y salida de forma que los documentos de salida se incorporan directamente al sistema de gestión documental convirtiéndose en oficinas de registro igual que las oficinas presenciales.

Todo esto se traduce en una disminución de los tiempos de acceso a la información y del trámite de expedientes, que es lo que nos demanda el ciudadano, ofrecer cada vez más servicios por menos impuestos. Se ha logrado una gran eficiencia y estamos eliminando archivos físicos, puesto que todo lo anterior al año 1988 hemos intentado recuperarlo recurriendo a la asistencia técnica externa. En la carta de servicios, un trámite de jubilación, puede estar en 19 días pero verdaderamente se está en 10 días. El compromiso es que no haya interrupción de rentas y una persona que se jubila cobre al mes siguiente.