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Agustín Elizegi Etxeberria, Director General de EJIE. Gobierno Vasco

Presentación del proyecto de Gestión Documental Corporativo con Archivo Digital, Dokusi, -DOkumentu KUdeaketa Sistema Integrala- iniciado en el año 2006 con el objetivo de elaborar el Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco, desarrollar un framework de servicios documentales y crear un Archivo Digital. Actualmente está en proceso la Fase II del proyecto, con lo que se alcanzarán, entre otros, objetivos como definición de formatos estandarizados de documentos o la definición de una metodología de digitalización.

La EJIE es una empresa pública que da servicio a todas las consejerías del Gobierno Vasco y se encarga de la creación de infraestructuras al servicio de una clara estrategia de modernización y administración electrónica. La mejora del servicio al ciudadano y el intento de unificar la gestión de los sistemas de gestión documental que ya tenían en marcha, son los dos inputs que, según el Director General de EJIE, Agustín Elizegui, marcan el inicio de este proyecto.

“Un proyecto que empezamos en 2006 y llamamos Dokusi, un acrónimo que viene de Sistema Integral de Gestión Documental del Gobierno Vasco, con los nombres en euskera. El ámbito de aplicación es la comunidad autónoma, todos los departamentos del Gobierno de la comunidad y todas las funciones de gestión documental necesarias en los procesos, sistemas, aplicativos o en las tramitaciones de los diferentes departamentos del Gobierno”.

Sistema Integral de Gestión Documental del Gobierno Vasco. Dokusi

Para Agustín Elizegui un sistema de gestión documental corporativo no es sólo una infraestructura, sino que tiene tres pilares, “igual de importantes” y serían un Modelo de Gestión Documental, unas Políticas y metodologías y una Infraestructura de Gestión Documental, con dos componentes, el Archivo Digital, que es el elemento principal de Dokusi y el Sistema de Gestión de Archivo.

El Modelo de Gestión Documental es un esquema teórico que permite que se comprenda y se pueda implantar homogéneamente en todo el Gobierno la gestión documental. “Contempla una propuesta de sistematización que describe y concreta las funciones, procesos y roles para contribuir a la eficacia administrativa, tanto de los departamentos como de los servicios al ciudadano”. Explica que es un modelo que engloba técnicas y procedimientos tradicionales de la archivística y a su vez los engarza con las estrategias de modernización y administración electrónica definidas e impulsadas por el Gobierno Vasco, además de garantizar todo el ciclo de vida de los documentos.

Las políticas o metodologías las define como directrices de gestión documental y son cinco. “La guía de uso recoge el funcionamiento y características técnicas del sistema de gestión documental; las metodologías de digitalización permiten unificar y estandarizar la captura de documentos, cumplir las diferentes normativas, impulsar la e-administración y obtener los beneficios de la digitalización en cuanto a acceso y disponibilidad de los documentos, reducción de costes y tiempos, minimizar el deterioro del papel, porque se minimiza su uso, y por último las directivas y métodos por los cuales el resto de sistemas y tramitaciones del Gobierno se van a integrar con esta gestión”.

“El estudio de formatos” prosigue, “determina qué formatos se van a utilizar, siguiendo las directivas que fijan los Decretos de Medios Informáticos y Telemáticos del Gobierno”. A su vez, el sistema debe respaldar las políticas y mecanismos que garanticen la conservación a largo plazo, “que aseguren la autenticidad, la integridad, el valor probatorio de los documentos, su disponibilidad y legibilidad a lo largo de la historia, además de la confidencialidad de los documentos electrónicos”.

Los estudios de integración son estudios de viabilidad sobre la integración de las diferentes herramientas documentales (que existen actualmente en el Gobierno Vasco) con el Archivo Digital.

Por último, la Infraestructura de Gestión Documental tiene dos grandes componentes: “El Archivo Digital es un sistema de gestión de documentos electrónicos y sus metadatos, guardados con criterios de archivo y gestionables mediante unos servicios web. El Archivo Digital dará servicio a todos los sistemas de información del Gobierno Vasco que requieran funcionalidades de gestión documental, ya sea para captura, consulta o utilización, tanto si estos sistemas derivan de la tramitación como de otros procesos de gestión que no estén originados en un procedimiento administrativo”.

El segundo componente citado es un Sistema de Gestión de Archivo. “Es el sistema que garantiza la gestión y conservación de los documentos a lo largo del tiempo. Contempla la automatización del proceso de gestión de archivos y la garantía de cumplir las normas de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos”.

Plataforma Tecnológica para la E-Administración. PLATEA

Este sistema integral de gestión documental no es una pieza aislada. El Director General de EJIE asegura que este organismo viene desarrollando una plataforma, un conjunto de aplicaciones que han denominado PLATEA, (Plataforma Tecnológica para la E-Administración), de la que forma parte la infraestructura de gestión documental de Dokusi y está compuesta por cuatro piezas:

1. Infraestructura de Integración
2. Infraestructura de Presencia en Internet
3. Infraestructura de Tramitación Telemática
4. Infraestructura de Gestión Documental

“Los sistemas de tramitación telemática son todas las piezas que los sistemas de tramitación de los departamentos tienen que utilizar para hacer sus tramitaciones telemáticas. Aquí están desarrolladas, desde la notificación hasta la seguridad, o el registro, en definitiva, todas las piezas que han de utilizar”. El segundo pilar es la Infraestructura de presencia en internet. “Son dos grupos de sistemas que deben utilizar todos los departamentos para sus aplicaciones telemáticas y una infraestructura de integración, que es el bus que permite que estos servicios que se ofertan desde las infraestructuras de tramitación o de presencia sean utilizados por los diferentes sistemas con un planteamiento de SOA”.

El Director del EJIE explica que la plataforma Platea, y según Resolución de 9 de febrero de 2006 de la DIT, Dirección de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno es un “marco estratégico que sirve para guiar las acciones de construcción de los sistemas informáticos orientados a dar servicios de administración electrónica dentro de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y sus organismos autónomos”. Asimismo, matiza que es una infraestructura de utilización obligada en todos los sistemas de teletramitación que desarrollen los departamentos y es también la infraestructura de gestión documental.

“Y en cuanto a la cuarta pieza, la Infraestructura de Gestión Documental, que es uno de los tres componentes de Dokusi, completa la infraestructura de Administración del Gobierno, que queda constituida por los cuatro pilares del modelo Platea, de tramitación telemática, presencia en internet, integración y la infraestructura de gestión documental, que incorpora a su vez su modelo y sus políticas y metodologías”.

Características del sistema

“El Archivo Digital se ha desarrollado siguiendo la arquitectura SOA, con desarrollos en Java utilizando un servidor de aplicaciones, lo cual constituye la infraestructura de integración. Hemos utilizado web services que se exponen en un framework de servicios documentales para que las aplicaciones departamentales del Gobierno puedan utilizar el registro, la tramitación y el archivo mediante ese framework de servicios. Debajo, y como sistema sobre el que se han desarrollado estos servicios documentales utilizamos Documentum, sobre el que realizamos estos servicios que garantizan el registro, la tramitación y el archivo y su utilización por algunos otros sistemas que no tengan naturaleza procedimental, por ejemplo un archivo de fotografías”.

El Archivo Digital presenta como principales características un repositorio único y común de documentos electrónicos para todo el Gobierno Vasco. “Cuenta con un control de acceso a documentos, mediante tecnología que llamamos XLNets y es la tecnología de gestión de usuarios y de permisos del Gobierno y las listas de control de accesos según el ciclo de vida de los documentos. Cumple con los requisitos de seguridad, autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación, establecidos en el Decreto de Medios E.I.T. en los Procedimientos Administrativos del Gobierno. Se garantiza el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos y la gestión de los registros de accesos y las auditorías que se puedan derivar del cumplimiento de la ley y sus reglamentos. Dispone de un gestor documental con todas las potencialidades de un ECM y por último, el Archivo Digital es un archivo seguro en el cual los contenidos están encriptados”.

Objetivos a medio plazo

Una vez terminado el desarrollo de la primera fase, que ya permite a los departamentos el uso de todo este framework de servicios documentales, los objetivos señalados por el Director General de EJIE a medio plazo serían:

“Un plan de difusión y comunicación del proyecto Dokusi, para que los departamentos empiecen a utilizar esta infraestructura en sus tramitaciones; la integración con los diferentes departamentos de todas aquellas soluciones que tengan desarrolladas anteriormente, desarrollar políticas y mecanismos para la conservación de documentos electrónicos, la digitalización de los documentos y los procesos de compulsa y copia auténtica”.

Añade la gestión de los derechos de la información, la adecuación al Esquema Nacional de Interoperabilidad, “y a las relaciones de interoperabilidad que debamos tener con diputaciones y ayuntamientos de la Comunidad”, y por último, el cumplimiento del Manual de Seguridad impulsado por el Decreto de Medios E.I.T.

“Recapitulando, Dokusi es un sistema que nos tiene que permitir mejorar el servicio al ciudadano, cumplir los principios de la archivística, mejorar la eficiencia de los procesos, permitir que los departamentos desarrollen sus teletramitaciones, avanzar en la administración electrónica y, pensamos que ésta es la gestión documental del futuro para el Gobierno Vasco”.

“Este proceso de adopción de infraestructuras está al servicio de una clara estrategia del Gobierno Vasco de modernización y administración electrónica, y, al final del camino, por supuesto, de una mejora del servicio a los ciudadanos. Y como segunda entrada o input del proyecto mencionar que, nosotros, como otras organizaciones, tenemos una historia que cuenta con experiencias de gestión documental que también nos gustaría integrar y unificar”. Agustín Elizegi Etxeberria. Director General de EJIE. Gobierno Vasco.