Informática El Corte Inglés

Caja España fundada en 1990 como fusión de cinco cajas, se encontraron con un voluminoso y variado archivo, lo que también constituyó una oportunidad para ellos. Es una caja pequeña, 600 oficinas, 3.000 empleados y mueven 300 toneladas de papel cada año la mayoría para enviar cartas a los clientes, pero otra parte es de fotocopia sobre fotocopia. Aunque de estas 300 toneladas el 30% es papel reciclado, estas soluciones significan un ahorro importante.  Hasta el año 2000 no empezamos a hacer cosas serias. Fueron archivos de listados, de facturas, temas de reuniones de alto nivel y sobre todo, una aplicación de captura de firmas. Con esto se vió que la tecnología estaba madura y que las comunicaciones eran importantísimas para poder mover la información.

¿Qué oportunidades aporta la Gestión Documental al desarrollo de negocio de Caja España?

Para la caja la idea fundamental era contribuir a la oficina sin papeles e incorporar los mecanismos que los organismos regulatorios obligaban a integrar, como eran la presentación de documentación en tiempo real de contratos de los clientes o la posibilidad de firma digital. Una situación bastante normal en una oficina financiera, es que la oficina recoge los papeles, los envía a sus jefes (fotocopia), que se guardan una por si se pierde (fotocopia), esto, si tienen capacidad de aprobación, se lo devuelven, pero con más documentos; si no la tienen, sube al siguiente nivel y así hasta que encuentra un nivel que pueda aprobar. Pero todos van guardando su copia y además todos van incorporando más papeles, con lo cual, cuando vuelve a la oficina, el expediente es el doble del que era inicialmente. Al final hay tres copias, del mismo expediente, en el mismo expediente, archivados en una zona de una oficina, en una zona de una zona territorial y en la Gestión de Riesgos Central.

Ahorros, beneficios y aspectos positivos

La aplicación de las soluciones de tecnología documental de Informática El Corte Inglés ha aportado a Caja España, múltiples beneficios.  Un primer punto de ahorro está en los tiempos reales empleados en mover los papeles, ya que  han pasado de un sistema de valijas, en el que casi el 90% de expedientes perdían un día en traslados entre oficinas a un sistema de dos minutos.

Otros ahorros estarían en la reducción de superficie, no tanto entendida como que hay que guardar el documento, sino porque ya no habrá copia sobre copia en el mismo archivo, ni archivos intermedios en cada una de las unidades por donde va pasando la información. Se reduce drásticamente el volumen de fotocopias y se reduce el gasto en comunicaciones para el seguimiento del contenido de los expedientes, aspecto en el que, comenta, se gana mucho tiempo y mucho dinero.

Se generan también otros ahorros muy difíciles de cuantificar; son ahorros de agilidad  en el tratamiento, que son clarísimos, y se deberían de ahorrar mucho en los tiempos de aprobación de operaciones de activo.

A su vez, los analistas acceden directamente al documento que quieren porque, lo que sí se hizo fue definir unos modelos documentales alrededor de la herramienta, con metadatos que permiten identificar muy bien qué parte del expediente es cada uno de los documentos que tenemos escaneados y pueden ir directos a por él.