Informática El Corte Inglés

Aspectos como el incremento del volumen de información generado por la compañía, consecuencia del aumento de su negocio con la adquisición de varias entidades en los últimos cuatro años, que ha permitido a Reale mover un negocio anual de 713 millones de euros; una plantilla de 890 empleados y más de 3.000 agentes mediadores, han contribuido a incrementar el volumen de información generada y son los que han llevado a la firma a implantar este nuevo sistema de gestión documental.

Con la implantación de este proyecto de gestión documental se han obtenido considerables mejoras, además de la reducción de papel, espacio y tiempo. Además de ahorrar también se ha conseguido ganar dinero. El nuevo sistema permite automatizar tareas como la contratación de pólizas, los pagos de siniestros, la autofacturación y la auditoría, mejorando los procesos y la calidad del servicio al cliente.

Proyecto de Gestión Documental: Fases

Dado el enorme alcance e impacto de un proyecto de gestión documental a nivel corporativo que se integrara con sus aplicaciones de gestión de pólizas y siniestros, lo dividieron en cuatro fases.

Una primera fase se centra en la construcción del sistema, la arquitectura, las políticas de seguridad, los workflows de avisos para la entrada de documentos y el mapa documental. La siguiente fase es el propio sistema de gestión documental, que consiste en la aplicación para consultar e insertar documentos, y que, a su vez, está integrada con el sistema de información corporativa.

Respecto a las dos fases siguientes, con la fase de Email estructurado, a punto de implantarse, podrán integrar automáticamente en su sistema de información cualquier documento adjunto que envíe una persona cuya dirección de correo esté en su base de datos. Una última fase es la digitalización de papel. Aquella documentación que ya se haya tratado y gestionado se va a externalizar. Una empresa se encargará de su digitalización y se integrará en el mismo sistema de gestión documental.

Arquitectura tecnológica

El sistema corporativo funciona en Oracle Forms, que trabaja con una base de datos de Oracle, los documentos se encuentran en IBM Filenet y la aplicación de gestión documental es una aplicación en Microsoft .NET que va integrada con motores de reglas de negocio y con el directorio antiguo.

Este es el punto de partida, a partir del cual han definido en su mapa de gestión documental el tipo de acceso que tendrá cada usuario (empleado, mediador, perito) a cada tipo de documento (siniestro, póliza, etc.) Otro aspecto importante que se ha introducido es un workflow muy básico en cuanto a quién tiene que ser avisado, dependiendo del tipo de documento y del usuario que inserta un documento. El documento se inserta y el sistema decide si ese documento tiene que ser revisado o no por alguien”.

Gestión eficaz de la información

El uso de la herramienta de gestión documental depende del tipo de usuario que accede, y así lo confirman las cifras que manejan. Actualmente el sistema está abierto para 3.000 clientes (agentes y corredores de seguros). En cuanto a los empleados, tienen un elevado índice de consulta. El 74% de documentos que se insertan provienen de los colaboradores, sobre todo de los peritos, que hoy en día no envían ya nada en papel. Todas las peritaciones, fotografías, informes técnicos, o su propia minuta, se envía directamente al sistema de gestión documental.

En cuanto a volumen de documentos, tienen 3,5 millones de documentos en su base de datos y se incorporan de media 6.000 diarios, unas cifras que esperan incrementar, ya que el sistema está pensado para que haya unos 25.000 documentos diarios.

La aplicación de gestión documental en Reale Seguros

Directamente desde la pantalla de la aplicación corporativa acceden a la herramienta de gestión documental y a los documentos que se han insertado. Incorporan unos iconos que indican quién es el usuario (mediador o perito), y muestra también el método de entrada de documentos, que puede ser insertado por el cliente, colaborador o empleado directamente en el sistema o vía correo electrónico.

El documento entra en el gestor documental, se indexa y se almacena. Por política de protección de datos, cualquier documento que entra en el sistema no puede borrarse, sólo se puede cambiar de sitio o reindexar, pero nadie puede borrar documentos ni borrar trazas de lo que ha entrado.

En algunos casos el proceso termina aquí, como archivo, y en otros hay una notificación. “El mapa documental marca algunos documentos con Aviso sí. En estos casos, cuando decidimos que un documento tiene que verlo alguien, el sistema identifica quién lo tiene que ver, qué empleado trata ese siniestro o póliza y le manda un aviso con una agenda en nuestro sistema de información”.